يوجد عند إنشاء جدول بـ Access تسعة أنواع من الحقول يمكن استخدام كل منها لحفظ نوع محدد من البيانات :
- نص : يستخدم لحفظ القيم النصية قصيرة وذلك حتى ( 255 حرف ) ، ويمكن أن تكون القيم المدخلة أحرف أو أرقام أو علامات ترقيم أو فراغات أو رموز .
مذكرة : يستخدم لحفظ القيم النصية الطويلة وذلك حتى ( 46000 حرف ) .
- رقم : يستخدم لحفظ بيانات رقمية ليست عملة ، ويمكن أن تكون الأرقام قيماً صحيحة أو كسرية أو قيماً سالبة تسبقها الإشارة السالبة .
- تاريخ / وقت : يستخدم لحفظ التاريخ أو الوقت أو كلاهما .
- عملة : يستخدم لحفظ قيم مالية ، ويمكنك تغيير وحدة العملة الافتراضية من خلال أيقونة إعدادات إقليمية من لوحة التحكم في Windows .
- ترقيم تلقائي : حقل عددي يعطي قيماً تلقائية في كل مرة يتم فيها إضافة سجل جديد ، وهو دائماً يبدأ بالقيمة رقم ( 1 ) .
- نعم / لا : يستخدم لحفظ قيم منطقية ( صحيحة أو خاطئة ، نعم أو لا ) .
- كائن OLE : يستخدم لحفظ كائنات من تطبيقات أخرى لـ Windows والتي تدعم خاصية ربط وتضمين الكائنات ، حيث يمكن حفظ أوراق عمل أو مستندات Word أو موجه صوتيه أو صور .
- ارتباط تشعبي : يستخدم لحفظ عناوين صفحات الـ Web أو ملف مستند موجود على القرص الصلب .
ما هي خصائص الحقول ؟
يوجد عند إنشاء جدول بـ Access تسعة أنواع من الحقول يمكن استخدام كل منها لحفظ نوع محدد من البيانات :- نص : يستخدم لحفظ القيم النصية قصيرة وذلك حتى ( 255 حرف ) ، ويمكن أن تكون القيم المدخلة أحرف أو أرقام أو علامات ترقيم أو فراغات أو رموز .مذكرة : يستخدم لحفظ القيم النصية الطويلة وذلك حتى ( 46000 حرف ) .- رقم : يستخدم لحفظ بيانات رقمية ليست عملة ، ويمكن أن تكون الأرقام قيماً صحيحة أو كسرية أو قيماً سالبة تسبقها الإشارة السالبة .- تاريخ / وقت : يستخدم لحفظ التاريخ أو الوقت أو كلاهما .- عملة : يستخدم لحفظ قيم مالية ، ويمكنك تغيير وحدة العملة الافتراضية من خلال أيقونة إعدادات إقليمية من لوحة التحكم في Windows .- ترقيم تلقائي : حقل عددي يعطي قيماً تلقائية في كل مرة يتم فيها إضافة سجل جديد ، وهو دائماً يبدأ بالقيمة رقم ( 1 ) .- نعم / لا : يستخدم لحفظ قيم منطقية ( صحيحة أو خاطئة ، نعم أو لا ) .- كائن OLE : يستخدم لحفظ كائنات من تطبيقات أخرى لـ Windows والتي تدعم خاصية ربط وتضمين الكائنات ، حيث يمكن حفظ أوراق عمل أو مستندات Word أو موجه صوتيه أو صور .- ارتباط تشعبي : يستخدم لحفظ عناوين صفحات الـ Web أو ملف مستند موجود على القرص الصلب .
كل حقل تضيفه في الجدول يمتلك خصائص تناسب نوع البيانات التي سيتم حفظها فيه ، وتظهر خصائص الحقل عند النقر عليه في نمط العرض تصميم في الجزء السفلي من النافذة وضمن التبويب عام كما يظهر في الشكل التالي :
- حجم الحقل : يستخدم لتحديد الطول الأقصى لحقل من النوع " نص " أو لتحديد الرقم الذي لا يجب تجاوزه في الحقل من النوع " رقم " .
- تنسيق : يستخدم لتنسيق عرض أو طباعة نص أو رقم أو تاريخ أو وقت .
- المنازل العشرية : تستخدم مع الحقول من النوع " رقم " أو " عملة " لتحديد عدد المواقع العشرية التي ستظهر إلى يمين الفاصلة العشرية .
- قناع الإدخال : يستخدم لتحديد نموذج لإدخال البيانات مثل رقم الهاتف .
- تعليق : يستخدم لتغيير الاسم الافتراضي للحقل ، إذ يظهر ذلك التعليق بدلاً من اسم الحقل في نمط طريقة عرض صفحة البيانات أو في النماذج أو التقارير .
- القيمة الافتراضية : تستخدم لجعل قيمة افتراضية تظهر تلقائياً في حقل إذا لم يتم تغييرها .
- قاعدة التحقق من الصحة : تستخدم لتحديد قاعدة تقبل على أساسها البيانات المدخلة .
- نص التحقق من الصحة : يستخدم لإظهار رسالة عندما يتم إدخال قيمة مخالفة لقاعدة التحقق من الصحة .
- مطلوب : يستخدم لتحديد ما إذا كانت قيمة مدخلة في حقل ضرورية .
السماح بطول صفري : يستخدم مع حقل من النوع " نص " لتحديد ما إذا كان من المسموح أن يكون طول النص صفراً أو فارغاً أو سلسلة رمزية نصية .
- مفهرس : يستخدم لتحديد ما إذا كان الحقل يجب أن يكون مفهرساً أم لا .
- ضغط Unicode : يستخدم مع حقل من النوع " نص " لتحديد ما إذا كان يسمح بإجراء ضغط عليه .
كيف يمكن تغيير القيمة الإبتدائية لحقل من النوع " ترقيم تلقائي " إلى قيمة غير الـ " 1 " ؟
كل حقل تضيفه في الجدول يمتلك خصائص تناسب نوع البيانات التي سيتم حفظها فيه ، وتظهر خصائص الحقل عند النقر عليه في نمط العرض تصميم في الجزء السفلي من النافذة وضمن التبويب عام كما يظهر في الشكل التالي :- حجم الحقل : يستخدم لتحديد الطول الأقصى لحقل من النوع " نص " أو لتحديد الرقم الذي لا يجب تجاوزه في الحقل من النوع " رقم " .- تنسيق : يستخدم لتنسيق عرض أو طباعة نص أو رقم أو تاريخ أو وقت .- المنازل العشرية : تستخدم مع الحقول من النوع " رقم " أو " عملة " لتحديد عدد المواقع العشرية التي ستظهر إلى يمين الفاصلة العشرية .- قناع الإدخال : يستخدم لتحديد نموذج لإدخال البيانات مثل رقم الهاتف .- تعليق : يستخدم لتغيير الاسم الافتراضي للحقل ، إذ يظهر ذلك التعليق بدلاً من اسم الحقل في نمط طريقة عرض صفحة البيانات أو في النماذج أو التقارير .- القيمة الافتراضية : تستخدم لجعل قيمة افتراضية تظهر تلقائياً في حقل إذا لم يتم تغييرها .- قاعدة التحقق من الصحة : تستخدم لتحديد قاعدة تقبل على أساسها البيانات المدخلة .- نص التحقق من الصحة : يستخدم لإظهار رسالة عندما يتم إدخال قيمة مخالفة لقاعدة التحقق من الصحة .- مطلوب : يستخدم لتحديد ما إذا كانت قيمة مدخلة في حقل ضرورية .السماح بطول صفري : يستخدم مع حقل من النوع " نص " لتحديد ما إذا كان من المسموح أن يكون طول النص صفراً أو فارغاً أو سلسلة رمزية نصية .- مفهرس : يستخدم لتحديد ما إذا كان الحقل يجب أن يكون مفهرساً أم لا .- ضغط Unicode : يستخدم مع حقل من النوع " نص " لتحديد ما إذا كان يسمح بإجراء ضغط عليه .
- انشاء جدول يحتوي على حقل من النوع " ترقيم تلقائي " ، وهو الذي نريد أن نغير قيمة البدايه له بحيث تكون غير الرقم ( 1 ) و حقل آخر من النوع " نص " .
مثال : جدول باسم " بيانات الموظفين " يحتوي حقلين الحقل الأول نسميه " رقم الموظف " ونوعه ترقيم تلقائي والحقل الثاني نسميه " اسم الموظف " ونوعه نص .
- انشاء جدول ثاني يحتوي على حقل واحد من النوع " رقم " .
مثال : جدول باسم " مؤقت " يحتوي حقل واحــــــد فقط بإسم " رقم الموظف " ويكون نوع الحقل " رقم " وأجعل الخاصية "حجم الحقل " هي " عدد صحيح طويل " .
- قم بإدخال سجل واحد فقط في الجدول " بيانات الموظفين " ، حيث يجب عليك هنا فقط أن تقوم بإدخال أي اسم موظف وليكن مثلاً " محمد " وسيكون رقم الموظف القيمة ( 1 ) تلقائياً .
- قم بإدخال قيمه في الجدول الذي قمنا بتسميته " مؤقت " وتكون أقل بواحد من الرقم الذي تريد أن يظهر في جدول الذي قمنا بتسميته " بيانات الموظفين " .
فمثلاً إذا أردت أن تبدأ الترقيم في جدول " بيانات الموظفين " بالقيمة ( 50 ) أدخل في الحقل الموجود بالجدول الذي قمنا بتسميته " مؤقت " القيمة ( 49 ) .
- قم بإنشاء إستعلام إلحاق وقم بتسميته " إضافه رقم " ، وذلك من أجل إضافة قيمة الحقل الوحيد في الجدول " المؤقت " إلى قيمة الحقل في الجدول " بيانات الموظفين " .
- قم بتشغيل استعلام الإلحاق " إضافة رقم " ، حيث سيتم إضافة قيمة الحقل في الجدول " مؤقت " إلى قيمة الحقل في جدول " بيانات الموظفين " .
- قم بفتح الجدول " بيانات الموظفين " حيث ستجد في السجل الأول الحقل " رقم الموظف " ويحوي القيمة ( 1 ) والحقل " اسم الموظف " الذي يحوي على القيمة ( محمد ) وسجل ثاني يحوي الحقل الأول " رقم الموظف " القيمة ( 49 ) والحقل " اسم الموظف " يوجد به قيمة خالية .
- قم بحذف السجل الأول والثاني في جدول " بيانات الموظفين " والذي قمنا بوصفهما في الفقرة السابقة .
- قم بحذف استعلام الإلحاق " إضافة رقم " وكذلك الجدول " مؤقت " فلم تعد بحاجه لهما .
- عند فتح الجدول " بيانات الموظفين " ستجد أن Access عند إضافتك لسجل جديد يتابع عملية الترقيم بدءً من القيمة ( 50 ) .
ما هو الأنسب إستخدام حقل من النوع " نص " أو حقل من النوع " مذكرة " لحفظ نص متوسط الحجم ؟
- انشاء جدول يحتوي على حقل من النوع " ترقيم تلقائي " ، وهو الذي نريد أن نغير قيمة البدايه له بحيث تكون غير الرقم ( 1 ) و حقل آخر من النوع " نص " .مثال : جدول باسم " بيانات الموظفين " يحتوي حقلين الحقل الأول نسميه " رقم الموظف " ونوعه ترقيم تلقائي والحقل الثاني نسميه " اسم الموظف " ونوعه نص .- انشاء جدول ثاني يحتوي على حقل واحد من النوع " رقم " .مثال : جدول باسم " مؤقت " يحتوي حقل واحــــــد فقط بإسم " رقم الموظف " ويكون نوع الحقل " رقم " وأجعل الخاصية "حجم الحقل " هي " عدد صحيح طويل " .- قم بإدخال سجل واحد فقط في الجدول " بيانات الموظفين " ، حيث يجب عليك هنا فقط أن تقوم بإدخال أي اسم موظف وليكن مثلاً " محمد " وسيكون رقم الموظف القيمة ( 1 ) تلقائياً .- قم بإدخال قيمه في الجدول الذي قمنا بتسميته " مؤقت " وتكون أقل بواحد من الرقم الذي تريد أن يظهر في جدول الذي قمنا بتسميته " بيانات الموظفين " .فمثلاً إذا أردت أن تبدأ الترقيم في جدول " بيانات الموظفين " بالقيمة ( 50 ) أدخل في الحقل الموجود بالجدول الذي قمنا بتسميته " مؤقت " القيمة ( 49 ) .- قم بإنشاء إستعلام إلحاق وقم بتسميته " إضافه رقم " ، وذلك من أجل إضافة قيمة الحقل الوحيد في الجدول " المؤقت " إلى قيمة الحقل في الجدول " بيانات الموظفين " .- قم بتشغيل استعلام الإلحاق " إضافة رقم " ، حيث سيتم إضافة قيمة الحقل في الجدول " مؤقت " إلى قيمة الحقل في جدول " بيانات الموظفين " . - قم بفتح الجدول " بيانات الموظفين " حيث ستجد في السجل الأول الحقل " رقم الموظف " ويحوي القيمة ( 1 ) والحقل " اسم الموظف " الذي يحوي على القيمة ( محمد ) وسجل ثاني يحوي الحقل الأول " رقم الموظف " القيمة ( 49 ) والحقل " اسم الموظف " يوجد به قيمة خالية .- قم بحذف السجل الأول والثاني في جدول " بيانات الموظفين " والذي قمنا بوصفهما في الفقرة السابقة .- قم بحذف استعلام الإلحاق " إضافة رقم " وكذلك الجدول " مؤقت " فلم تعد بحاجه لهما .- عند فتح الجدول " بيانات الموظفين " ستجد أن Access عند إضافتك لسجل جديد يتابع عملية الترقيم بدءً من القيمة ( 50 ) .
معايير إختيار حقل من النوع " نص " هي :
- إذا كنت تريد إستخدام الحقل كجزء من علاقة .
- إذا أردت فهرسة الحقل .
- إذا كان حجم البيانات المدخله أقل من 255 حرف .
معايير إختيار حقل من النوع " مذكرة " هي :
- إذا علمت أنك ستحتاج حفظ أكثر من 255 حرف في الحقل .
يطلب آكسس دائماً تعريف مفتاح أساسي للجدول ، فهل هو ضروري ؟
معايير إختيار حقل من النوع " نص " هي :- إذا كنت تريد إستخدام الحقل كجزء من علاقة . - إذا أردت فهرسة الحقل .- إذا كان حجم البيانات المدخله أقل من 255 حرف .معايير إختيار حقل من النوع " مذكرة " هي :- إذا علمت أنك ستحتاج حفظ أكثر من 255 حرف في الحقل .
يكون إعداد المفتاح الأساسي ضروري في حالة :
- إذا كان هناك نية في إستخدام الجدول في بناء علاقة مع جدول آخر .
- الحاجه لحفظ سجلات في الجدول وفق ترتيب لا يتغيير حتى بعد حذف سجلا ت أو نقلها .
ما هي الفائدة من تعريف مفتاح أساسي بالجدول ؟
يكون إعداد المفتاح الأساسي ضروري في حالة :- إذا كان هناك نية في إستخدام الجدول في بناء علاقة مع جدول آخر .- الحاجه لحفظ سجلات في الجدول وفق ترتيب لا يتغيير حتى بعد حذف سجلا ت أو نقلها .
- إنشاء فهرس يمكن من خلاله تسريع عمليات الفرز والاستعلام .
- بناء علاقات بين الجداول .
- عدم وجود سجلات مكررة ، إذ أن Access لا يسمح بإنشاء سجلين بنفس القيمة في حقل مفتاح أساسي .
كيف يمكنني تجنب تكرار قيمة في حقل ليس معيناً كمفتاح أساسي ؟
- إنشاء فهرس يمكن من خلاله تسريع عمليات الفرز والاستعلام .- بناء علاقات بين الجداول .- عدم وجود سجلات مكررة ، إذ أن Access لا يسمح بإنشاء سجلين بنفس القيمة في حقل مفتاح أساسي .
نقوم بفتح الجدول في نمط عرض التصميم ثم ننقر فوق الحقل المطلوب وننتقل إلى خصائص الحقل وبالتحديد خاصية " مفهرس" ونختار " نعم ( بدون تكرار ) " .
ما هو الفرق بين خاصتي " قناع الإدخال " و " تنسيق " ؟
نقوم بفتح الجدول في نمط عرض التصميم ثم ننقر فوق الحقل المطلوب وننتقل إلى خصائص الحقل وبالتحديد خاصية " مفهرس" ونختار " نعم ( بدون تكرار ) " .
- خاصية " قناع الإدخال " : تحدد نوع القيمة المدخلة التي يمكن كتابتها في الحقل ، حيث تفرض شكلاً معيناً تكون مجبراً على سلوكه عند الإدخال .
- خاصية " تنسيق " : تؤثر على البيانات في الحقل بعد إدخالها ، فهي تغير طريقة عرض البيانات .
